Viele Unternehmerinnen und Unternehmer starten ihre Geschäftstätigkeit als Einzelfirma. Mit zunehmendem Umsatz, steigenden Risiken oder dem Wunsch nach einer klaren Trennung zwischen Privat- und Geschäftsvermögen stellt sich jedoch häufig die Frage nach einem Wechsel zur GmbH. Für die Überführung einer bestehenden Einzelfirma stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Dabei sind insbesondere die rechtlichen, steuerlichen und buchhalterischen Auswirkungen zu beachten.
Ein Beitrag von Truvag Treuhand und Revisions AG
Warum eine Einzelfirma in eine GmbH überführen?
Die Einzelfirma bietet einen unkomplizierten Einstieg in die Selbstständigkeit. Mit dem Wachstum des Unternehmens können jedoch neue Anforderungen entstehen.
Ein wesentlicher Grund für die Überführung in eine GmbH ist die Haftungsbeschränkung. Während die Inhaberin oder der Inhaber einer Einzelfirma persönlich und unbeschränkt haftet, ist die GmbH eine eigenständige juristische Person, die grundsätzlich mit ihrem eigenen Vermögen für ihre Verbindlichkeiten einsteht.
Weitere Gründe können eine geplante Unternehmensnachfolge, die Beteiligung zusätzlicher Gesellschafter oder die Optimierung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Situation sein.
Wichtig: Eine Einzelfirma kann nicht direkt durch eine rechtsformändernde Umwandlung nach Art. 53 ff. des Fusionsgesetzes (FusG) in eine GmbH umgewandelt werden. Rechtlich muss eine GmbH gegründet und der bisherige Geschäftsbetrieb auf diese übertragen werden.
Für diese Übertragung bestehen verschiedene Möglichkeiten.
Möglichkeit 1: Gründung einer GmbH mit Sacheinlage
Bei der Sacheinlagegründung wird das bestehende Geschäftsvermögen der Einzelfirma als Einlage zur Liberierung des Stammkapitals der neu zu gründenden GmbH verwendet.
Anstelle einer Bareinzahlung werden beispielsweise Maschinen, Fahrzeuge, Einrichtungen, Warenlager oder ein gesamter Geschäftsbetrieb eingebracht.
Voraussetzung ist, dass die eingebrachten Vermögenswerte die gesetzlichen Anforderungen an Sacheinlagen erfüllen und deren anrechenbarer Wert das zu liberierende Stammkapital ausreichend deckt.
Welche Unterlagen werden benötigt?
Bei einer Sacheinlagegründung sind insbesondere folgende Unterlagen erforderlich:
- Sacheinlagevertrag mit Beschreibung der eingebrachten Vermögenswerte
- Gründungsbericht mit Angaben zur Bewertung und zum Zustand der Sacheinlagen
- Prüfungsbestätigung eines zugelassenen Revisors nach Art. 635a OR
- Gründungsurkunde und Statuten der GmbH
Ein zugelassener Revisor prüft dabei den Gründungsbericht und bestätigt schriftlich, dass dieser vollständig und richtig ist.
Wird ein gesamter Geschäftsbetrieb eingebracht, ist insbesondere auf die Vollständigkeit der übernommenen Aktiven und Passiven sowie auf die Werthaltigkeit des eingebrachten Nettovermögens zu achten.
Die Sacheinlagegründung eignet sich vor allem für bestehende Unternehmen, die über genügend werthaltiges Geschäftsvermögen verfügen und dieses unmittelbar für die Gründung nutzen möchten.
Möglichkeit 2: Bargründung mit anschliessender Übertragung des Geschäftsbetriebs
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, zunächst eine GmbH durch Bareinzahlung des Stammkapitals von mindestens CHF 20'000 zu gründen.
Nach der Gründung übernimmt die GmbH die Aktiven und gegebenenfalls Passiven der bisherigen Einzelfirma.
Dies kann beispielsweise durch einen Kaufvertrag mit einer entsprechenden Übernahmebilanz erfolgen. Dabei werden die zu übertragenden Vermögenswerte und Verpflichtungen einzeln festgelegt.
Im Gegensatz zur Sacheinlagegründung wird das Stammkapital in diesem Fall mit Geld liberiert. Eine Prüfungsbestätigung nach Art. 635a OR ist für die reine Bargründung grundsätzlich nicht erforderlich.
Zu beachten ist jedoch, dass die anschliessende Übertragung des Geschäftsbetriebs rechtlich und steuerlich gesondert beurteilt werden muss.
Insbesondere können bei einer Übertragung zu Verkehrswerten stille Reserven aufgedeckt werden, die bei der bisherigen Inhaberin oder beim bisherigen Inhaber steuerliche Folgen auslösen.
Auch bestehende Verträge, Arbeitsverhältnisse, Verbindlichkeiten und die Mehrwertsteuer sind bei der Übertragung zu berücksichtigen.
Diese Variante eignet sich insbesondere dann, wenn genügend liquide Mittel für die Bargründung zur Verfügung stehen oder nur einzelne Vermögenswerte übernommen werden sollen.
Möglichkeit 3: Vermögensübertragung nach dem Fusionsgesetz
Ist die bisherige Einzelfirma im Handelsregister eingetragen, kann der Geschäftsbetrieb unter den Voraussetzungen von Art. 69 ff. FusG mittels Vermögensübertragung auf eine GmbH übertragen werden.
Die Vermögensübertragung ermöglicht es, die im Übertragungsvertrag und Inventar bezeichneten Aktiven und Passiven im Rahmen eines gesetzlich geregelten Verfahrens zu übertragen.
Dafür wird ein schriftlicher Übertragungsvertrag mit einem Inventar der zu übertragenden Vermögenswerte und Verbindlichkeiten erstellt. Die Vermögensübertragung wird mit dem Handelsregistereintrag rechtswirksam.
Im Unterschied zur Sacheinlagegründung steht hier die Übertragung eines bereits bestehenden Geschäftsbetriebs auf einen anderen Rechtsträger im Vordergrund.
Die Vermögensübertragung kann auch mit einer neu gegründeten GmbH kombiniert werden. Dabei sind die Gründung der Gesellschaft und die anschliessende Übertragung rechtlich aufeinander abzustimmen.
Wichtig: Das Fusionsgesetz enthält besondere Gläubigerschutzbestimmungen. Insbesondere kann eine gesetzliche Weiterhaftung für vor der Vermögensübertragung entstandene Schulden bestehen.
Steuerneutrale Übertragung – was ist zu beachten?
Die Überführung einer Einzelfirma in eine GmbH kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerneutral erfolgen.
Gemäss Art. 19 DBG können die stillen Reserven bei der Übertragung eines Betriebs oder Teilbetriebs auf eine juristische Person grundsätzlich unversteuert bleiben, sofern insbesondere:
- die Steuerpflicht in der Schweiz fortbesteht,
- die bisherigen steuerlich massgebenden Buchwerte übernommen werden und
- ein Betrieb oder Teilbetrieb übertragen wird.
Eine weitere wichtige Voraussetzung betrifft die Beteiligungsrechte an der übernehmenden Gesellschaft. Werden diese innerhalb von fünf Jahren nach der steuerneutralen Übertragung zu einem über dem steuerlich übertragenen Eigenkapital liegenden Preis veräussert, kann dies zu einer nachträglichen Besteuerung der übertragenen stillen Reserven führen.
Eine steuerneutrale Umstrukturierung ist daher sorgfältig vorzubereiten. Nicht jede Übertragung einzelner Aktiven erfüllt automatisch die gesetzlichen Voraussetzungen.
Je nach Ausgangslage empfiehlt es sich, die steuerlichen Folgen vorab mittels Steuerruling mit der zuständigen Steuerbehörde zu klären.
Was geschieht mit der Mehrwertsteuer?
Ist die Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig, muss auch die mehrwertsteuerliche Behandlung der Geschäftsübertragung geklärt werden.
Bei der Übertragung eines Geschäftsbetriebs oder von Vermögensteilen kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Meldeverfahren gemäss Art. 38 MWSTG zur Anwendung kommen.
Dabei wird die Mehrwertsteuer auf den übertragenen Vermögenswerten nicht wie bei einer gewöhnlichen steuerbaren Leistung abgerechnet, sondern die Übertragung im vorgesehenen Verfahren gemeldet.
Die Anwendung des Meldeverfahrens ist im Einzelfall zu prüfen. Zudem sind die mehrwertsteuerlichen An- und Abmeldungen beziehungsweise Anpassungen der beteiligten Unternehmen vorzunehmen.
Was geschieht mit der bisherigen Einzelfirma?
Nach der vollständigen Übertragung des Geschäftsbetriebs wird die bisherige Einzelfirma in der Regel aufgegeben und, sofern sie im Handelsregister eingetragen ist, zur Löschung angemeldet.
Vorher ist sicherzustellen, dass sämtliche noch offenen Verpflichtungen und steuerlichen Angelegenheiten berücksichtigt sind.
Dazu gehören insbesondere der Abschluss der bisherigen Buchhaltung, die steuerliche Abrechnung des Geschäftsergebnisses, Sozialversicherungsbeiträge, Mehrwertsteuerabrechnungen sowie noch offene Forderungen und Verbindlichkeiten.
Bestehende Geschäftsverträge und Arbeitsverhältnisse müssen ebenfalls berücksichtigt werden. Bei der Übertragung eines Betriebs können Arbeitsverhältnisse gemäss Art. 333 OR grundsätzlich auf die neue Arbeitgeberin übergehen.
Welche Methode ist die richtige?
Die geeignete Vorgehensweise hängt insbesondere vom Umfang des bestehenden Geschäftsvermögens, der verfügbaren Liquidität, der steuerlichen Ausgangslage und den übernommenen Verpflichtungen ab.
Eine Sacheinlagegründung kann sinnvoll sein, wenn genügend werthaltige Vermögenswerte vorhanden sind und diese zur Liberierung des Stammkapitals eingesetzt werden sollen.
Eine Bargründung mit anschliessender Übertragung bietet sich an, wenn ausreichende liquide Mittel vorhanden sind und eine flexible Gestaltung der Übernahme gewünscht wird.
Bei einem bereits im Handelsregister eingetragenen Unternehmen kann die Vermögensübertragung nach FusG eine geeignete Lösung sein, insbesondere wenn zahlreiche Vermögenswerte und Verbindlichkeiten übertragen werden sollen.
Entscheidend ist nicht nur die Gründung der neuen GmbH, sondern vor allem die korrekte rechtliche, buchhalterische und steuerliche Übertragung des bisherigen Geschäftsbetriebs.
Eine frühzeitige Planung verhindert unnötige Steuerfolgen, vermeidet Risiken bei der Übernahme von Verpflichtungen und sorgt für einen geordneten Übergang.
Die TRUVAG Treuhand und Revisions AG begleitet Unternehmerinnen und Unternehmer bei der Überführung ihrer Einzelfirma in eine GmbH – von der Wahl des geeigneten Übertragungsverfahrens über die Erstellung der erforderlichen Unterlagen bis hin zu den gesetzlichen Prüfungsbestätigungen bei Sacheinlagegründungen.
Quellen zu einzelnen rechtlichen Grundlagen
- ESTV, Kreisschreiben Nr. 5a: Übertragung eines Betriebs und Steuerneutralität (Ziff. 3.2), Meldeverfahren (Ziff. 2.5)
- Handelsregisteramt Kanton Zürich: GmbH mit Sacheinlage gründen – Unterlagen und Prüfungsbestätigung
- KMU-Portal des Bundes: GmbH – Haftung, Stammkapital und Gründung
- KMU-Portal des Bundes: Einzelunternehmen – Übertragung des Betriebs und Arbeitsverhältnisse (Ziff. 23)
- Obligationenrecht: Prüfungsbestätigung bei der Gründung (Art. 635a; für die GmbH Art. 777c) · Art. 777c OR